在组织管理规划中有一个最常见的词——职能，但很多管理者却对它的理解不甚了了。在我辅导过的上百家企业中，仅有一家企业的老总提到职能这个词，绝大多数人甚至将它与岗位职责混为一谈，因为认识上的不足和专业能力的欠缺，几乎很少有企业会对内部组织的具体职能进行规划，从而导致了组织管理中的职能“错位”、“越位”、“缺位”和“不到位”现象屡见不鲜，成为组织混乱的根源。
职能(Competency)其实是指人、事物、机构所应有的功能和作用。职能管理是组织中最为基础的管理事务，这种事务相对组织来说是职能，而相对岗位而言才是职责。职能是职责的基础和累集，职责是职能的分解。职能是面上的规划，职责是点上的落实。
最近，应邀为一家颇具规模的民营企业进行组织诊断。该企业目员工总数不到600，职能部门却达到了18个，管理人员就达200多人。人多部门杂也就罢了。公司没有明确的组织结构图，也没有对各部门得职能进行界定，组织职能概念十分模糊，所以，人力资源部却仅仅只是天天去招聘，行政部天天在仓库搞帐卡物稽查和售后维护;财务部在计算工资和统计仓库数据，物控部挂的是采购管理、库存管理、物流配送，但实际上主要负责售后维修。更有近一半的部门明确表示不知自己该做什么，很多管理者所抱怨的职场“朝令夕改、人浮于事、老板越位”等现象在此被发挥得淋漓尽致。
其实，这是典型的职能错位行为。因为职能错位，导致责任缺位;因为责任缺位，致使谁的工作都做不到位，因为谁的工作都做不到位，就导致老板不停地设立新部门，又不停地撤销旧部门，导致管理工作没法有效开展，最后导致采购人员携带10000多元货款出逃而无人过问，导致员工每月的自动离职率超20%，仅财务部门三年来的离职人数就超100多人，导致有三个部门共管的仓库永远都无法弄清库存数，呆滞物料更是高达数百万。更导致销售部门发错货要用全体员工的福利基金去赔偿客户的奇闻，等等等等，最后就导致老板屡屡越位，下属连连抱怨。
对一个组织而言，设置机构前就必须研究并赋予它的正确职能，而机构的职能又必须体现、涵盖并支持企业的发展战略。比如，一个企业的人力资源部的正确职能是根据公司战略需求进行人力资源的开发管理，而不仅仅是人事作业;物控部的正确职能是整个物流系统的规划、管理和控制，而不仅仅是仓库管理;财务部的正确职能是财务分析、资金安全、成本控制，而不仅仅是数据统计;营销部的正确职能是营销策划、体系建设、市场分析，而不仅仅是卖东西;开发部的正确职能是制定产品的标准、编制产品手册，而不仅仅是出一张图纸那么简单。一个企业发展了，其机构职能必须从事务职能向战略职能转变和提升。要是职能不予明确，必定无法进行岗位配置，也无法进行责任分配，更不用说进行绩效考核了，这样就会让员工无所事事，组织内部管理必定混乱不堪。
职能设计是组织规范的基础，也是人力资源的基本功。没有它，岗位配置与责任分解都将是空中楼阁。没有合理的岗位设置和责任划分，绩效考核将成无缘之木、无根之水，而没有考核也就是没有管理。
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